3. La procédure de demande
3.1 La demande de l’agent
La demande de télétravail émane de l’agent. Il s’agit d’une démarche volontaire prise à son initiative. Cette demande peut être faite pour un recours régulier ou ponctuel au télétravail.
L'agent candidat au télétravail formule sa demande par écrit. Un formulaire type de demande est, à cet effet, mis à disposition sur Sirhus.
Cette demande précise :
- les modalités d’organisation souhaitées
- le lieu d'exercice du télétravail (domicile de l’agent ou dans un autre lieu privé ou dans tout lieu à usage professionnel).
A l’appui de sa demande, l’agent doit fournir une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques, ou à défaut, une attestation sur l'honneur justifiant de la conformité de l'installation électrique de l’espace de travail, à la norme NF C 15-100 (annexe 2).
3.2 La mise en place de campagnes pour le recueil des demandes
Pôle emploi peut décider de la mise en place d’une campagne de recensement des demandes de télétravail.
L'objectif de cette campagne est d'avoir une vue d'ensemble des demandes au sein d'un site ou d’un service afin de réfléchir à l'organisation collective du dit site ou service, notamment à l'organisation d'une rotation entre les bénéficiaires.
Le cas échéant, une réponse écrite est donnée à la demande de télétravail dans un délai d’un mois à compter de la date limite de dépôt des demandes.
En l’absence de campagne de recensement des demandes, un agent public peut adresser une demande via Sirhus.
3.3 L’examen de la demande et la prise de décision
La demande de l’agent est examinée par le responsable hiérarchique de l’agent qui apprécie sa compatibilité avec la nature des activités exercées, l’intérêt du service et la conformité des installations aux spécifications techniques fixées par Pôle emploi.
L’autorité décisionnaire notifie par écrit à l’agent la réponse :
- dans un délai d’un mois maximum à compter de la date limite de dépôt de la campagne
- ou, à défaut de campagne, dans un délai d’un mois maximum à compter de la demande.
L’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail est formalisée par un acte individuel, émanant de l’autorité décisionnaire.
Elle peut prévoir l'attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois ainsi que l'attribution d'un volume de jours flottants de télétravail par semaine, par mois ou par an.
Cet acte comporte les mentions suivantes :
- les fonctions de l’agent exercées en télétravail ;
- le lieu ou les lieux d’exercice du télétravail
- les modalités de mise en œuvre du télétravail ainsi que les plages horaires durant lesquelles l'agent exerçant ses activités en télétravail est à la disposition de son employeur et peut être joint, par référence au cycle de travail de l'agent ou aux amplitudes horaires de travail habituelles ;
- a date de prise d'effet de l'exercice des fonctions en télétravail et sa durée ;
- la période d'adaptation et sa durée.
La notification de cet acte s’accompagne de la remise à l’agent d’un exemplaire de la présente décision relative aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail pour les agents publics de Pôle emploi.
3.4 Refus et voies de recours
Le refus opposé à une demande de télétravail ainsi que l’interruption du télétravail à l’initiative du supérieur hiérarchique doit être précédé d’un entretien et motivé par écrit.
En cas de refus opposé à la demande de l’agent, ce dernier peut saisir la commission paritaire compétente dont il dépend (CPLU pour les agents de catégorie 1 et 2, CPN pour les agents de catégorie 3 et 4).
4. L’organisation et les modalités de mise en œuvre du télétravail
4.1 La durée de l’autorisation du télétravail
La durée de l’autorisation de télétravail est d’un an maximum.
A l’issue de l’autorisation, l’agent qui le souhaite doit adresser une nouvelle demande de télétravail.
4.2 La quotité de temps dévolue au télétravail
La quotité de travail ouverte au télétravail est plafonnée à trois jours par semaine.
Le temps de présence sur le lieu d’affectation ne peut être inférieur à deux jours par semaine.
Ainsi, un agent qui travaille à 80 % sur quatre jours ne peut bénéficier que de deux jours de télétravail par semaine au maximum.
A la demande des agents, il peut être dérogé pour six mois maximum aux seuils et période de référence au profit des agents dont l’état de santé, le handicap ou l’état de grossesse le justifient après avis du médecin de prévention.
Cette dérogation est renouvelable une fois après avis du médecin de prévention.
4.3 Le calendrier des jours télétravaillés
Le calendrier des jours télétravaillés est validé par le responsable hiérarchique, en concertation avec l’agent.
Il est fixé en fonction des nécessités de service.
Afin de favoriser l’articulation entre vie professionnelle, vie familiale et parentalité, Pôle emploi souhaite maintenir la capacité pour les agents à temps partiel de choisir le mercredi en jour non travaillé. En conséquence, les agents en télétravail ne pourront bénéficier du mercredi comme jour télétravaillé, que dans la mesure où cela ne pénalise pas l’accès au temps partiel du mercredi.
Dans tous les cas, le télétravail ne peut pas être autorisé les jours pendant lesquels certaines activités impliquent une présence obligatoire de l’agent sur site.
Dans l’hypothèse où l’agent télétravailleur serait convoqué à une formation ou à un séminaire pendant un jour normalement télétravaillé, ce jour de télétravail est automatiquement annulé et ne peut faire l’objet de report.
4.4 Période d’adaptation, réversibilité, changement de situation
Une période d’adaptation de trois mois est prévue lors de la mise en place du télétravail, période permettant à l’agent et au supérieur hiérarchique de s’assurer du bon fonctionnement du télétravail. Avant la fin de la période d’adaptation, l’agent bénéficie, à sa demande, d’un entretien avec son supérieur hiérarchique pour faire un point sur sa situation de télétravailleur.
Durant cette période, il peut être mis fin par écrit au télétravail par Pôle emploi ou par l’agent en respectant un délai de prévenance d’un mois.
En dehors de cette période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail, à tout moment et par écrit, à l’initiative de Pôle emploi ou de l’agent, moyennant un délai de prévenance de deux mois. Ce délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité de service dument motivée, lorsqu’il est mis fin à l’autorisation de télétravail à l’initiative de la Pôle emploi.
L’interruption du télétravail à l’initiative de Pôle emploi (pendant ou en dehors de la période d’adaptation) doit être obligatoirement précédée d’un entretien et motivée.
En cas de changement de fonctions, l'agent intéressé doit présenter une nouvelle demande.
4.5 Durée de télétravail
La durée et les horaires de travail de l’agent sont identiques qu’il soit sur site ou en télétravail. Les dispositions notamment relatives à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause s’appliquent aux télétravailleurs.
L’établissement et l’agent en télétravail veillent au respect des bornes des plages variables, ainsi qu’au respect des temps de pause journaliers et de la pause méridienne. Afin de ne pas être sollicité en dehors de ses horaires de travail, l’agent indique sa disponibilité dans le respect des règles de l’horaire variable selon la procédure définie par l’établissement et mis en œuvre après avis du CSE.
Le droit à la déconnexion s’applique à tout agent, y compris en télétravail. Il est rappelé que le télétravail appelle à une vigilance particulière des managers et des agents sur le risque accentué de dépassement des durées de travail et d’empiètement sur la vie personnelle, le droit à la déconnexion ainsi que sur les phénomènes d’isolement.
Pour les agents en télétravail, le décompte de la durée du travail et des horaires se réalise par badgeage virtuel (lorsque celui-ci est accessible, ou par défaut selon la procédure définie par l’établis- sement et mise en œuvre après avis du CSE) à partir de l’ordinateur mis à disposition par Pôle emploi.
Les agents de la DSI effectuant une astreinte pour le compte de l’établissement ne sont pas considérés comme télétravailleurs si une intervention est effectuée depuis leur domicile. Dans cette hypothèse, le régime d’astreinte au sein de l’établissement s’applique.
4.6 Equipement et logistique
L’espace de travail doit répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, notamment la mise à disposition d’un espace de travail adapté à l’activité réalisée, une connexion internet à haut débit ainsi qu’une installation électrique conforme.
Pôle emploi s’engage à mettre à disposition du télétravailleur le matériel cité à l’annexe 2 de la présente décision.
La dotation de ce matériel sera entièrement réalisée au plus tard le 31 mars 2022.
Dans la mesure où le télétravailleur réalise des entretiens en visio, il est tenu d’utiliser un fond neutre en arrière-plan.
Pôle emploi pourra fournir, sur demande, une affiche présentant le logo de l’établissement.
Conformément à l’article 9 du règlement intérieur de Pôle emploi, le télétravailleur utilise les équipements de travail fournis par Pôle emploi, dans le cadre exclusif de son activité professionnelle.
4.7 Gestion des pannes et des incidents informatiques
Le télétravailleur à domicile bénéficie d’un support technique ad ’hoc auprès de l’accueil diagnostic de la DSI.
Le télétravailleur à domicile prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement son responsable hiérarchique en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition. Le responsable hiérarchique prend alors les mesures appropriées, en lien avec le télétravailleur, pour assurer l’organisation de l’activité et créer les conditions de la remise en état du matériel.
En aucun cas un télétravailleur, suite à un constat d’indisponibilité du matériel et/ou des applicatifs utilisés lors d’une journée télétravaillée ne peut se voir imposer sur cette journée un congé, RTT, récupération.
4.8 Sécurité des systèmes d’information et protection des données
L’agent s’engage à préserver la confidentialité des accès et des données, s’interdit toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils ou informations mis à sa disposition. À ce titre, il doit notamment veiller à ce qu’aucune information ne puisse être accessible par un tiers et à ce que tout document qui ne doit pas être conservé soit rapporté sur le lieu de travail pour être détruit. De même, il ne laissera aucun tiers utiliser les outils que Pôle emploi met à sa disposition.
4.9 Sécurité, santé du télétravailleur
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. Le non-respect des règles de sécurité par l’agent peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.
Une information spécifique sur les risques inhérents au télétravail et mesures mises en œuvre dans le cadre de la prévention (ergonomie du poste de travail, conditions minimum requises pour un environnement de travail adapté, relations de travail à distance…) est apportée aux agents concernés.
L'agent qui télétravaille bénéficie de la même couverture accident, maladie et décès que lorsqu'il est sur son lieu de travail habituel.
Le télétravailleur doit informer Pôle emploi de tout arrêt de travail ou de la survenance d’un accident du travail pendant le télétravail dans les mêmes conditions que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’établissement.
4.10 Prise en charge de frais découlant directement de l’exercice du télétravail
Conformément aux dispositions du décret n° 2016-151 du 11 février 2016, modifiées par le décret n°2020-524 du 5 mai 2020, Pôle emploi prend en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci. L'employeur n'est pas tenu de prendre en charge le coût de la location d'un espace destiné au télétravail.
À ce titre, Pôle emploi prend en charge les coûts découlant de l’exercice du télétravail par le versement du « forfait télétravail », en application du décret n° 2021-1123 du 26 août 2021, entré en vigueur au 1er septembre 2021.
Le montant du « forfait télétravail » est fixé à 2,5 euros par journée de télétravail effectuée dans la limite de 220 euros par an, par versement trimestriel.
Le « forfait télétravail » est versé sur la base du nombre de jours de télétravail demandé et autorisé par le responsable hiérarchique.
Un régime transitoire permettra la prise en compte de ce forfait entre le 1er septembre 2021 et le 31 décembre 2021 et le versement de cette allocation au 1er semestre 2022.
4.11 Droits et obligations du télétravailleur
Les droits et devoirs du télétravailleur sont identiques à ceux de tout agent de Pôle emploi.
Durant les activités télétravaillées, l’agent s’engage à appliquer les règles de comportement et de respect de l’image de Pôle emploi identiques à celles qui s’appliquent sur son lieu habituel de travail (cf. règlement intérieur de Pôle emploi), notamment dans le cas où l’agent choisit de réaliser des entretiens visio durant sa période télétravaillée.
4.12 Titres restaurant
Le télétravailleur bénéficie de l’attribution d’un titre restaurant pour la journée télétravaillée, aux mêmes conditions que celles qui s’appliquent quand il travaille dans les locaux de Pôle emploi.
5. L’accompagnement du télétravailleur
5.1 Participation du télétravailleur à la communauté de travail
Pôle emploi veille à maintenir le lien social entre le télétravailleur et son collectif de travail. Dans cet objectif, le responsable hiérarchique s’assure que le télétravailleur reste bien intégré au collectif de travail et ne rencontre pas de difficulté particulière et notamment en matière de charge de travail. Il s’assure en outre de la mise à disposition d’informations permettant au télétravailleur d’avoir accès, comme les autres agents, à toutes les informations nécessaires à son activité et à la vie de l’établissement.
Les agents en télétravail doivent participer aux réunions dont la nature et le contenu nécessite leur présence physique. Les agents en télétravail sont tenus aux mêmes modalités de suivi et au même niveau d’information sur leurs activités que lorsqu’ils sont présents sur site.
Les agents en télétravail doivent donner le même niveau de visibilité sur leurs activités qu’un agent travaillant sur site, et selon les mêmes modalités de suivi de l’activité.
L’entretien professionnel annuel (EPA) reste un moment privilégié pour échanger sur la modalité de travail à distance sans que cela ne constitue la réponse à la demande de télétravail, la candidature à l’exercice du télétravail s’effectuant dans une autre temporalité. Au cours de celui-ci, les conditions d’exercice du télétravail (charge de travail, accès à l'information…) sont abordées entre l'agent et le manager.
5.2 Formation et accompagnement
Au sein du service RH de chaque établissement, la personne en charge des conditions de travail et de la santé au travail peut être sollicitée par l’agent en télétravail pour bénéficier de conseils sur la situation de télétravail, notamment l’ergonomie du poste de travail. Par ailleurs, sur demande, elle peut être sollicitée pour animer une réunion d’information sur ce point.
Au-delà de ces dispositifs, Pôle emploi rappelle que les agents en situation de télétravail ont le même accès à la formation que tout agent de Pôle emploi. En aucun cas, la situation de télétravail ne peut avoir d’incidence, positive ou négative, sur l’évolution de carrière.
Par ailleurs, chaque agent peut accéder via une rubrique dédiée sur l’intranet à l’ensemble des dispositifs mis en place par Pôle emploi pour accompagner les agents dans le cadre du travail sur site et à distance.
Fait à Paris, le 31 août 2021.
Pour le directeur général,
et par délégation,
Le directeur général adjoint
Ressources humaines et relations sociales
Jean-Yves Cribier
