Annexe - Règlement intérieur des marchés publics de Pôle emploi
Vu le code du travail, notamment ses articles L. 5312-1, L. 5312-6, L. 5312-8, L. 5312-10, R. 5312-6 5°), 19°) et 20°), R. 5312-19, R. 5312-23 et R. 5312-26,
Vu le code de la commande publique,
Vu la délibération n° 2019-14 du 12 mars 2019 du conseil d’administration de Pôle emploi fixant la nature des marchés et accords-cadres que le directeur général peut conclure sans délibération préalable et spéciale du conseil d’administration dans la limite, le cas échéant, d’un montant déterminé,
Vu la délibération n° 2020-08 du 21 janvier 2020 du conseil d’administration de Pôle emploi approuvant le règlement intérieur des marchés publics de Pôle emploi,
Sommaire
Partie I - Organes de l’achat public au sein de Pôle emploi
Chapitre I - Conseil d’administration
Chapitre II - Représentants du pouvoir adjudicateur
I. - Désignation des représentants du pouvoir adjudicateur
1) Directeur général
2) Directeurs régionaux, directeur de Pôle emploi services et directeur général adjoint en charge des systèmes d’information
II. - Compétences des représentants du pouvoir adjudicateur
Chapitre III - Marchés publics coordonnés
I - Dispositions générales
II - Dispositions particulières applicables aux besoins des campus
Chapitre IV - Commissions des marchés publics et jurys de concours
I. - Création de la commission des marchés publics ou d’un jury de concours
II. - Dispositions applicables à la commission des marchés publics constituée auprès du directeur général, des directeurs régionaux et du directeur de Pôle emploi services
1) Attributions de la commission
2) Composition de la commission
3) Fonctionnement de la commission
III. - Dispositions applicables à la commission des marchés publics constituée auprès du directeur général adjoint systèmes d’information
IV. - Jury de concours
Partie II - Incompatibilités et confidentialité
Partie III - Définition et modalités d’estimation des besoins
Partie IV - Procédures de passation des marchés publics
Chapitre I - Principes généraux
Chapitre II - Procédures formalisées
Chapitre III - Procédures adaptées
I. - Champ d’application des procédures adaptées
II. - Modalités de passation des procédures adaptées
1) Principe d’adaptation aux besoins à satisfaire
2) Marchés publics d’un montant estimé supérieur ou égal à 40 000 euros HT et inférieur à 139 000 euros HT
3) Marchés publics de services sociaux, autres services spécifiques et travaux d’un montant estimé supérieur ou égal à 139 000 euros HT
4) Marchés publics de services juridiques de représentation
Chapitre IV - Procédures sans publicité et sans mise en concurrence préalables
Préambule
Pôle emploi est un établissement public administratif participant au service public de l’emploi dans les conditions définies aux articles L. 5311-1 et suivants du code du travail et dont les missions sont fixées à l’article L. 5312-1 du même code. L’établissement est administré par un conseil d’administration et dirigé par un directeur général. Il est organisé de manière déconcentrée et comprend, outre une direction générale, des directions régionales sur le territoire métropolitain, en Corse et outre-mer, ainsi que des établissements à compétence nationale ou spécifique, dont un établissement dénommé Pôle emploi services, en charge notamment du versement de certaines allocations et aides, et une direction des systèmes d’information.
En application des articles R. 5312-6 20°), R. 5312-6 19°) et R. 5312-23 du même code, le conseil d’administration de Pôle emploi délibère sur la nature des marchés publics que le directeur général peut conclure sans délibération préalable et spéciale du conseil, le cas échéant, dans la limite d’un montant déterminé, ainsi que sur le règlement intérieur des marchés publics de Pôle emploi et la composition de la commission des marchés publics. Le règlement intérieur des marchés publics détermine notamment les marchés publics pour lesquels les directeurs régionaux exercent le pouvoir adjudicateur.
Conformément aux articles L. 5312-8 et suivants du même code, Pôle emploi est soumis, dans sa gestion financière et comptable, aux règles applicables aux entreprises industrielles et commerciales.
Le présent règlement intérieur des marchés publics a notamment pour objet de préciser les règles internes, non prévues par le code de la commande publique et les dispositions par ailleurs applicables, dont Pôle emploi se dote en matière d’organes d’achat public, d’évaluation des besoins et de passation et d’exécution des marchés publics aux fins de garantir la régularité, la transparence et l’efficacité économique, sociale et environnementale de ses achats. Il est applicable à l’ensemble des marchés publics de fournitures, services et travaux de Pôle emploi, quel que soit leur montant, entrant dans le champ d’application du code de la commande publique.
Partie I - Organes de l’achat public au sein de Pôle emploi
Chapitre I - Conseil d’administration
Article 1
La nature des marchés publics conclus, le cas échéant au-delà d’un montant déterminé, après délibération préalable et spéciale du conseil d’administration, est arrêtée par délibération distincte, qui détermine également les modalités de cette délibération préalable et spéciale.
Chapitre II - Représentants du pouvoir adjudicateur
I. - Désignation des représentants du pouvoir adjudicateur
1) Directeur général
Article 2
Le directeur général représente Pôle emploi pour passer et exécuter les marchés publics de fournitures, services et travaux dits « nationaux » ou répondant à des besoins propres de la direction générale, ainsi que les marchés publics de travaux passés selon une procédure formalisée et les marchés publics de services afférents à ces opérations.
Constituent des marchés publics « nationaux » au sens du présent règlement intérieur, les marchés publics figurant sur la liste des marchés publics « nationaux » arrêtée par le directeur général et répondant à des besoins qui, de par les modes d’organisation et de fonctionnement de Pôle emploi, la structure du secteur économique considéré et les avantages techniques, financiers et de gestion attendus, sont susceptibles de faire l’objet d’un marché public unique, conclu pour la direction générale et/ou l’ensemble des directions régionales métropolitaines. Le cas échéant, Pôle emploi services, la direction des systèmes d’information et les directions régionales de Corse et d’outre-mer sont inclus dans le périmètre de ces marchés publics « nationaux ».
Par dérogation aux dispositions du premier alinéa, un marché public « national » peut prévoir que son exécution est assurée par les directions régionales, Pôle emploi services et/ou la direction des systèmes d’information.
2) Directeurs régionaux, directeur de Pôle emploi services et directeur général adjoint en charge des systèmes d’information
Article 3
Chaque directeur régional, ainsi que le directeur de Pôle emploi services et le directeur général adjoint en charge des systèmes d’information, représentent Pôle emploi pour passer et exécuter les marchés publics de fournitures, services et travaux répondant aux besoins propres de la direction régionale (y compris les besoins des sites du campus situés sur le territoire de la direction régionale dans les conditions fixées à l’article 6) ou de l’établissement et non couverts par un marché public « national », à l’exception des marchés publics de travaux passés selon une procédure formalisée et des marchés publics de services afférents à ces opérations.
II. - Compétences des représentants du pouvoir adjudicateur
Article 4
Sans préjudice des dispositions de l’article 1 et dans la limite de ses attributions, le représentant du pouvoir adjudicateur assure et met en œuvre la programmation des achats dans le cadre fixé par la politique d’achat de l’établissement et, pour chaque marché public :
- évalue et définit les besoins à satisfaire ;
- s’assure de l’opportunité de l’achat envisagé ;
- détermine et met en œuvre la procédure de passation appropriée ;
- choisit les attributaires ou déclare la procédure de passation sans suite ou infructueuse ;
- signe et, sous réserve des dispositions du troisième alinéa de l’article 2, exécute le marché public.
Chapitre III - Marchés publics coordonnés
I. - Dispositions générales
Article 5
La direction générale et/ou plusieurs directions régionales et/ou Pôle emploi services et/ou la direction des systèmes d’information peuvent coordonner la passation de marchés publics relevant de leurs attributions et répondant à des besoins communs.
A cet effet, un établissement coordonnateur, représenté par le représentant du pouvoir adjudicateur mentionné au Chapitre II de la présente Partie, est désigné parmi eux par les établissements participant à la coordination. L’établissement coordonnateur agit pour le compte des autres établissements participant et met en œuvre la procédure de passation du ou des marchés publics coordonnés, y compris le choix des attributaires, la signature du ou des marchés publics ou, le cas échéant, la déclaration sans suite ou d’infructuosité de la procédure. La procédure est mise en œuvre sur la base des besoins définis par les établissements participant et qui, chacun en ce qui le concerne, s’assure de la cohérence de l’achat envisagé par rapport à sa programmation et de son opportunité.
La commission des marchés consultée dans le cadre de la passation d’un marché public coordonné est la commission des marchés constituée auprès du représentant du pouvoir adjudicateur de l’établissement coordonnateur, réunie aux conditions et selon les modalités fixées au Chapitre IV de la présente Partie.
Si le marché public le prévoit, le représentant de l’établissement coordonnateur est également compétent pour, en cours d’exécution du ou des marchés publics dont la passation a été coordonnée et pour le compte des autres établissements participant, signer les avenants s’y rapportant.
II. - Dispositions particulières applicables aux besoins des campus
Article 6
Les marchés publics répondant aux besoins en formation, hébergement et restauration des campus sont passés, lorsque ceux-ci apportent un support auprès de plusieurs directions régionales, selon une procédure coordonnée à laquelle participent ces directions régionales. La direction régionale coordonnatrice est celle sur le territoire de laquelle se situe le site où le directeur du campus exerce ses fonctions.
Chapitre IV - Commissions des marchés publics et jurys de concours
I. - Création de la commission des marchés publics ou d’un jury de concours
Article 7
Une commission des marchés publics est créée auprès de chaque représentant du pouvoir adjudicateur désigné au Chapitre II de la présente Partie. Elle est créée par décision de ce représentant du pouvoir adjudicateur qui en précise la composition conformément aux dispositions du présent Chapitre.
Pour chaque concours organisé en application de l’article L. 2125-1 2°) du code de la commande publique, un jury de concours est créé par décision du représentant compétent du pouvoir adjudicateur qui en précise la composition conformément aux dispositions de l’article 12.
II. - Dispositions applicables à la commission des marchés publics constituée auprès du directeur général, des directeurs régionaux et du directeur de Pôle emploi services
1) Attributions de la commission
Article 8
La commission des marchés publics est consultée, dans les conditions fixées au présent article, dans le cadre de la passation des marchés publics de fournitures et services d’un montant supérieur ou égal à 139 000 euros HT et des marchés publics de travaux d’un montant supérieur ou égal à 500 000 euros HT. Elle n’est pas consultée s’agissant des procédures dans le cadre desquelles un jury est spécifiquement constitué en application de l’article L. 2125-1 2°) du code de la commande publique, ni des procédures passées par Pôle emploi en groupement de commandes lorsqu’il n’en est pas le coordonnateur.
La commission des marchés publics est consultée aux fins d’émettre un avis sur le classement des offres. Sauf en cas de procédures restreintes, les courriers informant les candidats du rejet de leur candidature ne peuvent pas être envoyés avant la réunion de la commission des marchés et la décision correspondante du représentant du pouvoir adjudicateur. La commission des marchés publics n’est pas consultée avant la conclusion d’un marché subséquent passé sur le fondement d’un accord-cadre.
Dans le cas d’urgence impérieuse prévu à l’article R. 2122-1 du code de la commande publique, le marché peut être attribué sans réunion préalable de la commission des marchés publics.
2) Composition de la commission
Article 9
Sauf outre-mer, la commission des marchés publics comprend au moins cinq membres à voix délibérative, parmi lesquels :
- un représentant du ou des services à l’origine du marché public ;
- un représentant de la fonction achat ;
- un représentant de la fonction juridique.
En cas de marché public coordonné dans les conditions prévues au Chapitre III de la présente Partie, un représentant de chacune des structures participant à la coordination ou, en cas de marché public coordonné répondant aux besoins en formation, hébergement et restauration d’un campus, un représentant de la ou de chacune des directions régionales et du campus concernés participent avec voix délibérative à la commission. Ils se substituent au représentant du service à l’origine du marché public mentionné au premier alinéa.
Sont en outre membres, avec voix consultative, de la commission des marchés publics :
- le contrôleur général économique et financier auprès de Pôle emploi ou son représentant ;
- le cas échéant, un ou plusieurs agents de Pôle emploi ou personnalités extérieures dont la participation présente un intérêt au regard de l’objet de la consultation, convoqués pour la réunion considérée de la commission.
Le président de la commission, son suppléant en cas d’empêchement ou le suppléant du suppléant en cas d’empêchement du suppléant, sont désignés dans la décision prévue à l’article 7 qui précise également lequel des membres de la commission, hormis son président, assure son secrétariat.
3) Fonctionnement de la commission
Article 10
La commission des marchés publics est convoquée, par courrier électronique, au plus tard deux jours francs avant la date prévue pour sa tenue. Aux fins d’émettre l’avis requis, la commission des marchés publics dispose d’un rapport écrit. Il est transmis dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que la convocation.
Le président de la commission peut décider qu’une réunion est organisée à distance, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle mise en œuvre dans des conditions garantissant la validité de la délibération. Les modalités de connexion et, le cas échéant, de tenue de la réunion sont alors précisées dans la convocation.
La commission des marchés publics ne peut valablement se réunir qu’à condition que la majorité de ses membres à voix délibérative soit présente. Dans le cas où cette majorité n’est pas atteinte lors d’une première réunion, la commission peut valablement se réunir, après nouvelle convocation dans les conditions prévues au premier alinéa, quel que soit le nombre de membres présents.
En cas de partage des voix, celle du président de la commission est prépondérante.
Le relevé d’avis de la commission est établi par le secrétaire qui y consigne la participation de chacun des membres et les observations ou réserves qu’ils ont demandé en séance à y voir inscrites. L'entier relevé d’avis est signé par le président et le secrétaire qui, par cette signature, attestent de l'exactitude des renseignements qui y sont portés.
III. - Dispositions applicables à la commission des marchés publics constituée auprès du directeur général adjoint systèmes d’information
Article 11
La commission des marchés publics constituée auprès du directeur général adjoint en charge des systèmes d’information, est consultée aux fins d’émettre un avis dans le cadre de la passation des marchés publics de fournitures, services et travaux d’un montant supérieur à 750 000 euros HT. Elle n’est pas consultée s’agissant des procédures dans le cadre desquelles un jury est spécifiquement constitué en application de l’article L. 2125-1 2°) du code de la commande publique, ni des procédures passées par Pôle emploi en groupement de commandes lorsqu’il n’en est pas le coordonnateur.
La commission des marchés publics constituée auprès du directeur général adjoint en charge des systèmes d’information est consultée conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l’article 8, ainsi que avant le lancement de la consultation, aux fins d’émettre un avis sur le dossier de la consultation. Les exceptions prévues aux deuxième et troisième alinéas de l’article 8 sont également applicables.
La commission des marchés publics constituée auprès du directeur général adjoint en charge des systèmes d’information comprend les membres à voix délibérative suivants :
- le président de la commission ou, en cas d’empêchement, son suppléant, désigné par la décision portant composition de la commission ;
- le directeur général adjoint administration, finances, gestion au sein de la direction générale, représenté par le directeur des achats et marchés ou son représentant ;
- le directeur général adjoint stratégie et affaires institutionnelles au sein de la direction générale, représenté par le directeur des affaires juridiques ;
- un représentant du ou des services à l’origine du marché public ;
- un représentant de la direction performance opérationnelle et pôles de compétences au sein de la direction des systèmes d’information ;
- un représentant de la direction architecture, sécurité, innovation et achats au sein de la direction des systèmes d’information ;
- un représentant de la direction production de l’ingénierie et de la relation de services au sein de la direction des systèmes d’information ;
- un représentant de la direction adjointe achats au sein de la direction des systèmes d’information.
Sont en outre membres, avec voix consultative, de la commission des marchés publics constituée auprès du directeur général adjoint en charge des systèmes d’information :
- le contrôleur général économique et financier auprès de Pôle emploi ou son représentant ;
- le cas échéant, un ou plusieurs agents de Pôle emploi ou personnalités extérieures dont la participation présente un intérêt au regard de l’objet de la consultation, convoqués pour la réunion considérée de la commission.
La décision prévue à l’article 7 précise lequel des membres de la commission, hormis son président, assure le secrétariat de la commission.
Les dispositions de l’article 10 sont également applicables à la commission des marchés publics constituée auprès du directeur général adjoint en charge des systèmes d’information.
IV. - Jury de concours
Article 12
Sans préjudice des dispositions des articles R. 2162-22 et R. 2162-25 du code de la commande publique, un jury de concours est présidé, selon que le concours répond aux besoins de la direction générale ou d’un établissement, par le directeur général adjoint administration, finances, gestion au sein de la direction générale (ou son représentant) ou par le directeur de l’établissement (ou son représentant). Sauf dans les collectivités territoriales d’outre-mer, il est composé d’au moins six membres à voix délibérative et comprend a minima :
- un représentant du service à l’origine du concours ;
- un représentant de la fonction achat ;
- un représentant de la fonction juridique.
Le contrôleur général économique et financier auprès de Pôle emploi ou son représentant assiste avec voix consultative aux réunions du jury.
Partie II - Incompatibilités et confidentialité
Article 13
Un agent de Pôle emploi lié, sous quelque forme que ce soit, à un opérateur économique se portant candidat ou susceptible de se porter candidat dans le cadre d’une consultation lancée par Pôle emploi ou titulaire d’un marché public de Pôle emploi ne peut, à quelque titre que ce soit, participer ni à l’établissement du dossier de ladite consultation, ni à l’examen des candidatures, ni à l’analyse des offres, ni à la commission des marchés publics ou au jury le cas échant consulté dans le cadre de la procédure, ou prendre part à l’exécution du marché public ou disposer d’informations sur cette exécution. Les agents de Pôle emploi en situation de conflit d’intérêts se conforment aux dispositions du règlement intérieur de Pôle emploi.
Tout agent de Pôle emploi participant au processus d’une consultation est tenu des obligations de discrétion et de réserve prévues par le contrat de travail s’agissant d’un agent de droit privé ou inhérentes au statut des agents publics. Toute personnalité extérieure le cas échéant désignée pour être membre de la commission des marchés publics ou d’un jury dans les conditions fixées au Chapitre IV de la Partie I est également tenue d’un devoir de discrétion et de réserve aux fins de garantir la confidentialité de la consultation.
Les dispositions du présent article sont portées à la connaissance des intéressés.
Partie III - Définition et modalités d’estimation des besoins
Article 14
La nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision préalablement au lancement d’une consultation, en prenant en compte des objectifs de développement durable dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale.
Les besoins à satisfaire à comparer au seuil financier déterminant la procédure applicable sont estimés, de manière sincère et raisonnable, conformément aux articles R. 2121-1 à R. 2121-9 du code de la commande publique. La direction générale de Pôle emploi pour les marchés répondant à ses besoins propres, chaque direction régionale de Pôle emploi, Pôle emploi service, ainsi que la direction des systèmes d’information de Pôle emploi, constituent des unités opérationnelles distinctes responsables de manière autonome de leurs marchés au sens de l’article R. 2121-2 du code de la commande publique.
Partie IV - Procédures de passation des marchés publics
Chapitre I - Principes généraux
Article 15
Dans leur passation et leur exécution, les marchés publics de fournitures, services ou travaux de Pôle emploi respectent les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des opérateurs économiques et de transparence des procédures, lesquels sont garants de l’efficacité de la commande publique et de la bonne utilisation des ressources financières de l’établissement.
Chapitre II - Procédures formalisées
Article 16
Dans tous les cas où la mise en œuvre d’une procédure formalisée est requise en application des articles L. 2120-1 et L. 2124-1 du code de la commande publique, les marchés publics sont passés dans les conditions prévues par ce code, notamment ses articles R. 2161-1 à R. 2161-20 et R. 2161-24 à R. 2161-31 du code de la commande publique. A minima, le marché public fait en outre l’objet d’une annonce sur le profil d’acheteur de Pôle emploi.
Chapitre III - Procédures adaptées
I. - Champ d’application des procédures adaptées
Article 17
Peuvent être acquis, conformément aux dispositions de l’article L. 2123-1 du code de la commande publique, selon une procédure adaptée dès lors que leur montant estimé est supérieur ou égal à 40 000 euros HT :
- les fournitures et services, à l’exception des services sociaux, autres services spécifiques et services juridiques de représentation définis à l’article R. 21231 3°) et 4°) du code de la commande publique, d’un montant estimé inférieur à 139 000 euros HT ou, en cas de consultation allotie, celles de ces prestations faisant l’objet d’un lot d’un montant estimé inférieur à 80 000 euros HT à condition que le montant cumulé des lots concernés n’excède pas 20% du montant total estimé du marché public, en application de l’article R. 2123-1 2°) du même code ;
- les services sociaux, autres services spécifiques et services juridiques de représentation définis à l’article R. 21231 3°) et 4°) du même code, sans limitation de montant ;
- les travaux d’un montant estimé inférieur à 5 350 000 euros HT ou, en cas de consultation allotie, ceux de ces travaux faisant l’objet d’un lot d’un montant estimé inférieur à 1 000 000 euros HT à condition que le montant cumulé des lots concernés n’excède pas 20% du montant total estimé du marché public, en application de l’article R. 21231 2°) du même code.
II. - Modalités de passation des procédures adaptées
1) Principe d’adaptation aux besoins à satisfaire
Article 18
Les modalités de passation des procédures adaptées sont librement déterminées par le représentant du pouvoir adjudicateur, en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin, du nombre et de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d’y répondre, ainsi que des circonstances de l’achat, dans le respect, sauf circonstances particulières dûment justifiées auprès du représentant du pouvoir adjudicateur, des modalités minimales de publicité et de mise en concurrence définies aux articles 19 et 20.
2) Marchés publics d’un montant estimé supérieur ou égal à 40 000 euros HT et inférieur à 139 000 euros HT
Article 19
Les modalités minimales de publicité et de mise en concurrence des marchés publics de fournitures, services et travaux d’un montant estimé supérieur ou égal à 40 000 euros HT et inférieur à 139 000 euros HT sont les suivantes :
- une demande de devis décrivant le besoin à satisfaire et fixant les modalités de la consultation, ainsi que les principales conditions d’exécution du marché public, est adressée à, au minimum, trois opérateurs économiques susceptibles de satisfaire le besoin ;
- les devis remis peuvent faire l’objet d’une négociation, le cas échéant après sélection des opérateurs économiques dans les conditions fixées pour la consultation.
3) Marchés publics de services sociaux, autres services spécifiques et travaux d’un montant estimé supérieur ou égal à 139 000 euros HT
Article 20
Les modalités minimales de publicité et de mise en concurrence des marchés publics de services sociaux, autres services spécifiques et travaux d’un montant estimé supérieur ou égal à 139 000 euros HT sont les suivantes :
- pour les services sociaux et autres services spécifiques définis à l’article R. 21231 3°) du code de la commande publique, un avis de marché est publié au bulletin officiel des annonces de marchés publics (BOAMP) et sur le profil d’acheteur de Pôle emploi, ainsi que, lorsque le montant estimé du marché est égal ou supérieur à 750 000 euros HT, au journal officiel de l’Union européenne (JOUE) ;
- pour les travaux, un avis de marché est publié au bulletin officiel des annonces de marchés publics (BOAMP) ou au Moniteur et sur le profil d’acheteur de Pôle emploi.
Les offres remises peuvent faire l’objet d’une négociation, le cas échéant après sélection des opérateurs économiques dans les conditions fixées pour la consultation.
4) Marchés publics de services juridiques de représentation
Article 21
Par exception aux dispositions de l’article 20, et quel qu’en soit le montant estimé, les marchés publics de services juridiques de représentation sont passés conformément aux dispositions de l’article R. 2123-8 du code de la commande publique.
Chapitre IV - Procédures sans publicité et sans mise en concurrence préalables
Article 22
Une procédure sans publicité et sans mise en concurrence préalables peut être mise en œuvre :
- lorsque le montant estimé du marché public est inférieur à 40 000 euros HT, conformément à l’article R. 21228 du code de la commande publique ;
- en cas de travaux, fournitures ou services présentant un caractère innovant au sens de l’article R. 21243 2°) du code de la commande publique et d’un montant estimé inférieur à 100 000 euros HT.
Le représentant du pouvoir adjudicateur veille à ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique si une concurrence existe.
