1. Présentation générale
Une aide individuelle à la formation (AIF) peut être attribuée afin de financer ou cofinancer les frais pédagogiques des formations suivies par des demandeurs d’emploi. Elle permet uniquement la prise en charge des frais pédagogiques (hors frais d’inscription, dossier d’inscription, achat de matériel, inscription aux examens, aux concours, etc…).
Ce dispositif ne se substitue pas à la politique d’achat de Pôle emploi dans le cadre des marchés de formation (AFC), ni à celles des collectivités territoriales. Il ne peut être utilisé que si les autres aides en matière de formation allouées par Pôle emploi ne peuvent pas être mobilisées (Préparation opérationnelle à l’emploi - POE, Action de formation préalable au recrutement - AFPR).
L’aide individuelle à la formation peut être mobilisée sous réserve que :
1. le projet de formation soit validé par le conseiller, dans le cadre du projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE) du demandeur d’emploi ;
2. les éléments transmis par l’organisme de formation répondent aux exigences de la présente instruction, notamment celles relatives à la pertinence du nombre d’heures par rapport au besoin du demandeur d’emploi et au coût horaire de l’action de formation (1).
2. Bénéficiaires
2.1. Public éligible
L’aide peut être accordée à tout demandeur d’emploi inscrit, quelle que soit sa catégorie d’inscription.
Lorsque les demandeurs d’emploi sont également salariés, le financement des demandes de formations doit être étudié prioritairement dans le cadre de leur contrat de travail.
2.2. Statut du bénéficiaire de la formation
Les demandeurs d’emploi qui suivent une formation dans le cadre d’une aide individuelle à la formation, y compris si elle est ouverte ou à distance (FOAD), ont le statut de stagiaire de la formation professionnelle. Ils bénéficient à ce titre d’une protection sociale contre les accidents du travail et maladies professionnelles. La disponibilité des demandeurs d’emploi au regard des démarches de recherche d’emploi est précisée par le code du travail.
Cependant, les demandeurs d’emploi mobilisant l’aide individuelle de formation pour le financement d’un bilan de compétences sont réputés disponibles pour poursuivre leurs démarches de recherche d’emploi et restent inscrits dans leur catégorie d’origine.
3. Conditions d’attribution
Seules les actions de formation ayant été validées par Pôle emploi dans le cadre du projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE) du demandeur d’emploi peuvent donner lieu à l’attribution de l’aide individuelle de formation.
Si le demandeur d’emploi dispose d’heures au titre du compte personnel de formation, son consentement doit être recueilli afin de pouvoir le mobiliser.
Le conseiller émet un avis sur le devis de demande d’aide individuelle à la formation au regard des moyens utilisés par l’organisme de formation pour évaluer le contenu et la durée de la formation nécessaires au demandeur d’emploi et au regard du coût horaire de la formation par rapport au coût horaire moyen pratiqué pour le même type d’action de formation. En cas de doute, le conseiller se rapproche de l’organisme de formation et/ou demande un deuxième devis au demandeur d’emploi.
La validation de la demande d’aide individuelle à la formation se fait au regard notamment :
- de l’existence du numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation, sous réserve des cas exceptionnels où l’organisme n’a pas encore son numéro de déclaration, voir point 7.1. ;
- du respect du délai d’envoi du formulaire de l’aide individuelle à la formation ;
du fait que la formation apparaisse nécessaire et/ou adaptée au reclassement du demandeur d’emploi tel que défini dans son projet professionnel ;
- du coût de l’action de formation par comparaison aux coûts pratiqués pour des actions de formations similaires ;
- de la capacité de l’organisme de formation à délivrer une action de formation de qualité (2).
La décision d’attribution de l’aide individuelle à la formation est de la responsabilité du directeur d’agence compétent ou de la personne dûment habilitée dans le respect des circuits de décision mis en place au niveau régional.
La durée de la formation financée peut être supérieure à un an, mais ne doit en aucun cas dépasser trois années (redoublement compris, un seul redoublement peut être toléré).
Lorsqu’un demandeur d’emploi, qui a bénéficié d’une précédente aide individuelle à la formation au cours d’une même période de 12 mois, sollicite Pôle emploi pour une seconde aide individuelle à la formation, le directeur d’agence, ou la personne dûment habilitée, vérifie que cette seconde formation est cohérente par rapport au parcours de formation validé dans le cadre de son projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE). À défaut, il peut refuser d’attribuer l’aide individuelle à la formation.
L’aide individuelle à la formation sert à financer des actions de formation qui ont pour vocation un retour rapide et durable à l’emploi. Ainsi les formations supérieures à un an (par exemple, les formations universitaires) doivent rester exceptionnelles. Elles doivent préparer à un métier et avoir une visée professionnelle directe (BTS, Master professionnel, etc.).
Les formations ouvertes et/ou à distance (FOAD) sont éligibles à l’aide individuelle à la formation. Il convient alors d’examiner le programme de formation et d’évaluer avec le demandeur d’emploi l’adéquation de cette modalité pédagogique avec sa situation.
L’organisme de formation doit obligatoirement avoir publié son action de formation et renseigné les sessions proposées via le CARIF OREF de sa région. L’organisme de formation indique également et le cas échéant, dans le formulaire, le numéro d’éligibilité au CPF de l’action de formation.
Spécificité en cas de mobilisation du compte personnel de formation (CPF)
Lorsque le demandeur d’emploi mobilise son compte personnel de formation et qu’il dispose d’un nombre d’heures suffisant pour couvrir l’intégralité de la formation, son projet est réputé validé au titre de son projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE) (article L. 6323-22 du code du travail).
Néanmoins, si le CPF monétisé ne permet pas de financer le montant total de la formation, c’est-à-dire si le montant forfaitaire horaire pris en charge par le Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP) ne couvre pas l’intégralité des coûts pédagogiques (3), la validation du projet au titre du projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE) ne suffit pas à attribuer l’aide individuelle à la formation. La décision concernant l’attribution de cette aide revient au conseiller :
- en cas d’accord de Pôle emploi, l’aide individuelle à la formation peut venir compléter le compte personnel de formation mobilisé par le demandeur d’emploi, dans la limite des coûts de formation restant à sa charge ;
- en cas de désaccord, à défaut de solution alternative (modification du contenu de la formation, ajustement du devis), la formation ne pourra être financée qu’à concurrence du compte personnel de formation monétisé (CPF) du demandeur d’emploi (9 euros / heure de formation pour 2016), sous réserve que le demandeur d’emploi prenne le reliquat à sa charge. Dans cette situation, ni l’aide à la mobilité, ni la rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE) ne pourront être attribuées.
Lorsque la formation est financée intégralement avec le CPF monétisé du demandeur d’emploi et que le coût horaire de cette formation respecte le plafond de prise en charge du FPSPP, le formulaire AIF et le processus d’aide individuelle à la formation (AIF) doivent uniquement être utilisés pour :
- tracer l’action de formation dans le dossier du demandeur d’emploi ;
- permettre au demandeur d’emploi d’avoir le statut de stagiaire de la formation professionnelle ;
- permettre le cas échéant, l’attribution de l’aide à la mobilité et de la RFPE.
4. Montant et cofinancement
4.1. Encadrement du montant de l’aide individuelle à la formation
Le montant de l’aide individuelle à la formation est égal au montant des frais pédagogiques de la formation restant à la charge du bénéficiaire.
4.2. Limitation légale du financement du stage obligatoire préalable à l’installation comme artisan (« stage artisan »)
Dans le cadre spécifique des stages obligatoires préalables à l’installation comme artisan, le montant de l’aide individuelle à la formation est au plus égal au montant des frais pédagogiques du stage préparatoire à l’installation, dans la limite du montant applicable au jour de la demande pour ce type de formation (déterminé en application de l’article 97 de la loi 86-1317 du 30 décembre 1986 portant loi de finances pour 1987 et de l'article 1601 du Code Général des impôts).
Par ailleurs, le stage doit être identifié comme obligatoire pour obtenir l’inscription au répertoire des métiers ou, dans les départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, au registre des entreprises, au sens de l’article 2 de la loi du 23 décembre 1982 et les articles 3 et 4 du décret n°83 517 du 24 juin 1983.
4.3. Les cofinancements
Si un accord existe entre Pôle emploi et un ou plusieurs cofinanceurs, le montant de l’aide individuelle à la formation correspond au montant restant à financer après l’intervention financière des autres financeurs (OPCA pour les CSP ou autre dispositif de financement selon les accords régionaux).
Le demandeur d’emploi peut mobiliser son compte personnel de formation à l’occasion d’une aide individuelle à la formation, à condition que la formation soit sur la liste des formations éligibles au compte personnel de formation.
Lorsque le demandeur d’emploi mobilise son compte personnel de formation, il peut venir abonder le financement de sa formation et solliciter Pôle emploi pour une prise en charge complémentaire au titre de l’aide individuelle à la formation (article L. 6323-4 du code du travail).
5. Aide à la mobilité et rémunération du bénéficiaire de la formation
5.1. L’aide à la mobilité
L’aide individuelle à la formation ouvre droit, pour la durée de la formation, à l’attribution de l’aide à la mobilité selon les modalités définies dans l’instruction n°2013-97 du 6 novembre 2013.
Dès lors que le demandeur d’emploi peut y prétendre, l’aide à la mobilité doit pouvoir être mobilisée.
L’aide à la mobilité peut être attribuée lorsque l’intégralité du coût de la formation est couvert par le compte personnel de formation (CPF) du demandeur d’emploi (nombre d’heure et coût horaire forfaitaire pris en charge par le Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels.
En revanche, l‘aide à la mobilité ne peut pas être attribuée pour un bilan de compétences (cf. instruction n°2013-93 du 6 novembre 2013 relative à l’aide à la mobilité, point 4.2.2.).
Par ailleurs, et conformément à la délibération n°2011/43 du 16 novembre 2011, l’aide à la mobilité peut être versée dans le cadre du dispositif contrat de sécurisation professionnelle (CSP) lorsque la formation est prise en charge par un organisme paritaire collecteur agréé (OPCA).
Si l’aide à la mobilité est déjà attribuée du fait de la prise en charge de la formation par un organisme paritaire collecteur agréé (OPCA), l’attribution de l’aide individuelle à la formation ne peut donner lieu à une nouvelle attribution d’aide à la mobilité s’agissant d’une même formation.
5.2. La rémunération du stagiaire
Allocation d'aide au retour à l'emploi formation (AREF)
Dans le cadre de l’aide individuelle à la formation, les demandeurs d’emploi indemnisés au titre de l’allocation d'aide au retour à l'emploi (ARE) bénéficient de l’allocation d'aide au retour à l'emploi formation (AREF).
Rémunération de fin de formation (RFF)
Lorsque le demandeur d’emploi, au cours de la formation financée dans le cadre de l’aide individuelle à la formation, épuise ses droits à l'allocation d’aide au retour à l'emploi (ARE) ou à l’allocation de sécurisation professionnelle (ASP), la rémunération de fin de formation (RFF) peut lui être attribuée s’il en remplit les conditions d’attribution.
En effet, la formation doit lui permettre d’acquérir une qualification reconnue au sens de l’article L. 6314-1 du code du travail et d’accéder à un emploi pour lequel sont identifiées des difficultés de recrutement (cf. instruction PE_CSP_2011_90 du 19 mai 2011). La demande de rémunération de fin de formation s’effectue via le formulaire d’aide individuelle à la formation (cf. point 6.2.).
Rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE)
L’aide individuelle à la formation peut ouvrir droit, au titre et pour la durée de la formation qu’elle finance, à l’attribution de rémunération des formations de Pôle emploi (RFPE) selon les modalités définies par la délibération n°2008/04 du 19 décembre 2008 et l’instruction PE_CSP_2009_305 du 8 décembre 2009.
Dès lors que le demandeur d’emploi peut prétendre à la rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE), celle-ci doit pouvoir être mobilisée y compris pour les formations à distance ou de courte durée (moins de 40 heures).
La rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE) peut être attribuée lorsque l’intégralité du coût de la formation est couvert par le compte personnel de formation (CPF) du demandeur d’emploi (nombre d’heure et coût horaire forfaitaire pris en charge par le Fonds paritaire de sécurisation professionnelle).
Dans le cadre du contrat de sécurisation professionnelle (CSP), lorsque la formation commence avant le terme du CSP, la rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE) ne peut être versée dans la mesure où le bénéficiaire est indemnisé en allocation de sécurisation professionnelle (ASP).
La rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE) ne peut pas être attribuée pour un bilan de compétences.
6. Mise en œuvre de l’aide individuelle à la formation
6.1. Unité compétente
Le pôle emploi compétent pour instruire la demande d’aide individuelle à la formation est celui auprès duquel est suivi le demandeur d’emploi bénéficiaire.
6.2 Demande d’aide individuelle à la formation et de rémunération de fin de formation
Le formulaire d’aide individuelle à la formation doit être transmis par le demandeur d’emploi au pôle emploi compétent dûment complété et signé 15 jours calendaires avant le début de la formation.
Il permet également d’étudier l’éligibilité du demandeur d’emploi à la rémunération de fin de formation (RFF) selon les modalités définies par la délibération n°2011/11 du 11 avril 2011 et l’instruction PE_CSP_2011_90 du 19 mai 2011 relative à la rémunération de fin de formation.
Le demandeur d’emploi qui suit une formation financée via l’aide individuelle à la formation peut prétendre à la rémunération de fin de formation lorsqu’il épuise ses droits à allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE) en cours de formation à condition que la formation remplisse les conditions d’éligibilité (formations qualifiantes au sens de l’article L. 6314-1 du code du travail et figurant sur la liste des métiers en tension diffusée par les préfets de région d’implantation du demandeur d’emploi ou du centre de formation).
Le formulaire de l’aide individuelle à la formation est signé par :
- le demandeur de l’aide, bénéficiaire de l’aide individuelle à la formation ;
- l’organisme de formation prestataire de la formation pour laquelle l’aide individuelle à la formation est demandée ;
- et le représentant de Pôle emploi, cette dernière signature devant intervenir avant le premier jour de la formation.
Ces trois parties concluent ainsi une convention par laquelle Pôle emploi devient le débiteur de l’organisme de formation, par le mécanisme de la subrogation, pour tout ou partie du montant des frais pédagogiques correspondant au montant de l’aide individuelle à la formation attribuée au bénéficiaire.
6.3 Paiement de l’aide individuelle à la formation
Le montant de l’aide est directement versé à l’organisme prestataire de l’action de formation lequel l’aide individuelle à la formation est attribuée.
Le paiement s’effectue à la fin du stage et à enregistrement des justificatifs suivants :
- le bilan du stage ;
- les états de présence ;
- la facture.
Toutefois, les organismes de formation qui ont signé une convention afin d’utiliser KAIROS peuvent bénéficier, sur demande, d’une avance pour les aides individuelles à la formation d’une durée supérieure ou égale quatre mois. Cette avance est versée selon les conditions suivantes :
- pour les aides individuelles à la formation d’une durée supérieure ou égale à 4 mois et inférieure à 8 mois : 30% sont versés après vérification par Pôle emploi de la saisie de l’attestation d’entrée en stage (AES) dans KAIROS ;
- pour les aides individuelles à la formation d’une durée supérieure ou égale à 8 mois et inférieure ou égale à 12 mois :
o 30% sont versés après vérification par Pôle emploi de la saisie de l’attestation d’entrée en stage (AES) dans KAIROS ;
o 2 versements intermédiaires de 15% sont réalisés au premier et au deuxième tiers de la durée de la formation ;
o Le solde de 40% est versé à réception de la facture finale, au terme de la formation.
- pour les aides individuelles à la formation d’une durée supérieure à 12 mois :
o 30% sont versés après vérification par Pôle emploi de la saisie de l’attestation d’entrée en stage (AES) dans KAIROS ;
o Des versements intermédiaires sont réalisés selon des échéances et des montants définis au niveau régional, en fonction de la durée de la formation ;
o Le solde est versé à réception de la facture finale, au terme de la formation.
L’avance est versée sous réserve que la saisie de l’attestation d’entrée en stage (AES) dans KAIROS ait été vérifiée par Pôle emploi.
L’organisme de formation dispose d’un délai maximum de six mois à compter de la date de fin de formation ou de chaque échéance annuelle de cette formation pour présenter à Pôle emploi l’ensemble des éléments exigés pour le versement de l’aide.
Les absences du stagiaire, lorsqu’elles sont justifiées, ne donnent pas lieu à réduction du montant de l’aide. Les heures sont donc payées à l’organisme de formation.
Une absence est considérée comme justifiée en cas de :
- maladie du stagiaire dûment justifiée par un arrêt maladie ;
- congé de maternité du stagiaire ;
- absences du stagiaire pour évènements familiaux dans les conditions fixées à l’article L. 3142-4 du code du travail, à la condition que Pôle emploi ait été immédiatement informé de ces absences, à savoir :
o quatre jours pour son mariage ou pour la conclusion d'un pacte civil de solidarité ;
o un jour pour le mariage d'un enfant ;
o trois jours pour chaque naissance survenue à son foyer ou pour l'arrivée d'un enfant placé en vue de son adoption ;
o cinq jours pour le décès d'un enfant ;
o trois jours pour le décès du conjoint, du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, du concubin, du père, de la mère, du beau-père, de la belle-mère, d'un frère ou d'une sœur ;
o deux jours pour l'annonce de la survenue d'un handicap chez un enfant.
- exclusion du stagiaire pour motif disciplinaire d’une durée inférieure à quinze jours calendaires, sous réserve d’un accord de Pôle emploi ;
- convocation judiciaire ou incarcération du stagiaire ;
- décès du stagiaire.
Pour les autres absences, celles non justifiées (par exemple en cas d’abandon de stage), le montant de l’aide est versé au prorata des heures réalisées.
Par ailleurs, les règles de gestion des absences concernant la rémunération du demandeur d’emploi restent inchangées.
7. Contrôle des organismes de formation et des actions de formation
7.1. Le contrôle portant sur la déclaration d’existence des organismes de formation
Pour pouvoir signer un devis de l’aide individuelle à la formation, tout organisme de formation doit obligatoirement avoir procédé à sa déclaration d’activité en préfecture et disposer d’un numéro d’enregistrement. A titre exceptionnel, lorsqu’il s’agit de son premier conventionnement, l’organisme de formation peut ne pas être en possession de ce numéro d’enregistrement. Dans cette situation, il est admis que cette déclaration soit effectuée juste après la signature de la convention.
L’organisme de formation doit avertir Pôle emploi de la perte de sa déclaration d’activité.
Un organisme qui n’aurait pas effectué sa déclaration ne pourra pas être payé.
Le site https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/liste-publique-des-organismes-de-formation-l-6351-7-1-du-code-du-travail/ permet de vérifier le numéro de déclaration de l’organisme de formation.
7.2. Le contrôle portant sur le contenu, le coût et la légalité des actions de formation
L’organisme de formation indique dans le formulaire le coût global, le coût horaire et le contenu de la formation afin que le conseiller puisse prendre une décision éclairée au regard de ce qui est pratiqué pour des actions de formations comparables existantes sur le marché.
Il doit également veiller au respect des règles du droit du travail.
Les articles L. 6343‐1 et suivants du code du travail sont applicables aux formations réalisées directement au sein des organismes de formation. Les organismes de formation doivent, par conséquent, impérativement respecter le repos dominical, les jours fériés et la durée légale du travail, sous réserve des aménagements liés aux domaines d’activité de la formation.
7.3. Le contrôle sur pièces et sur place
Les organismes de formation doivent permettre à Pôle emploi d’accéder à leurs locaux afin de contrôler, en tant que de besoin les lieux, la qualité du contenu pédagogique et le respect du développement des connaissances tels que décrits dans la convention de l’aide individuelle à la formation.
Pôle emploi peut également venir observer l’animation de séquences de formation.
En cas de manquement établi par les contrôles, Pôle emploi peut résilier la convention de l’aide individuelle à la formation et ne sera tenu de verser à l’organisme de formation que les sommes correspondant aux dispositions de la convention de l’aide individuelle à la formation, au prorata des heures effectuées, après bilan.
7.4 Les organismes de formation étrangers
La formation réalisée en France par un organisme de formation étranger peut être prise en charge financièrement par Pôle emploi au titre de l’aide individuelle à la formation, dès lors que l’organisme de formation étranger obéit à certaines règles.
Ainsi, l’organisme de formation qui exerce son activité en France de façon régulière mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire doit se déclarer en tant qu’organisme de formation en France via un représentant domicilié en France habilité à répondre en son nom aux obligations relatives au respect de la réglementation de la « formation professionnelle tout au long de la vie » et ouvrir un compte bancaire en France afin que le paiement de l’aide lui soit assuré.
Il en va de même lorsque cet organisme de formation étranger exerce son activité de façon occasionnelle.
Des périodes de formation ou des stages en entreprises peuvent se dérouler au sein de l’Espace Economique Européen et en Suisse, dès lors que l’organisme de formation est implanté et déclaré en France (cf. instruction n°2015-12 du 23 mars 2015 relative à la couverture accident du travail et maladie professionnelle des demandeurs d’emploi pour des formations et prestations réalisées dans l’Espace économique européen et en Suisse).
8. Entrée en vigueur
Sauf indication contraire, les évolutions de l’aide individuelle à la formation et les dispositions de la présente instruction entrent en vigueur au jour de sa publication au Bulletin officiel de Pôle emploi (article VIII de la délibération n°2015-10 du 3 février 2015).
La directrice générale adjointe
en charge de l’offre de services
Misoo Yoon
Notes
1. Une instruction spécifique à venir précisera les exigences de Pôle emploi à l’égard des organismes de formation concernant leur capacité à réaliser une action de formation de qualité et en déclinaison du décret n°2015-790 du 30 juin 2015 dit décret « qualité ». Cette instruction concernera également les organismes présentant un devis pour une demande d’aide individuelle à la formation.
2. Une instruction spécifique est à paraître sur la mise en œuvre par Pôle emploi du décret n°2015-790 du 30 juin 2015 dit décret « qualité ».
3. Le montant pris en charge par le FSPP est de 9 euros / heure pour l’année 2016
